CleverOne, sistema de conciliación fiscal.

CleverOne

Para aquellos casos en que se cuenta con múltiples fuentes de información (PACs, Bases de Datos, Sistemas) y/o no se tiene la certeza de contar con todos los archivos XML emitidos y recibidos al menos de los últimos 5 años, CleverOne es una solución integral para la gestión y análisis de comprobantes fiscales (CFDI). Este innovador sistema se conecta a las bases de datos del SAT para descargar los archivos CFDI y conciliarlos con las facturas previamente almacenadas por el contribuyente para crea una bóveda digital que almacena todos sus comprobantes, tanto los descargados directamente del Servicio de Administración Tributaria (SAT) como los importados de los sistemas internos de la empresa, incluyendo información de pólizas contables, bancos, etc. Esta integración de comprobantes permite un cruce de información que garantiza que la empresa cuente con los mismos datos que tiene el SAT, además de que valida que los CFDI almacenados cumplan con requisitos fiscales y permite hacer consultas dinámicas de CFDI de ingresos, egresos y nómina. Una de las características clave de CleverOne es su capacidad para mantener la información actualizada automáticamente, sin procesos manuales por parte de los usuarios.

Funciones

Con CleverOne usted tendrá la capacidad de:

  • Analizar y conciliar los CFDI y Retenciones reportados al SAT vs los CFDI y Retenciones en los sistemas propios.
  • Conciliar los CFDI y Retenciones reportados en la contabilidad con los CFDI y Retenciones existentes en la bóveda.
  • Vincular los documentos relacionados como complementos de pago, notas de crédito, facturas.
  • Separar los CFDI de nóminas en una empresa virtual para mantener la confidencialidad de la información.
  • El sistema almacena cada dato contenido en los archivos XML de forma individual, lo cual permite generar reportes y gráficas de análisis financiero, análisis de impuestos y análisis contable.
  • Tendrá reportes personalizados y programados.
  • Monitorea las listas negras publicadas por el SAT.
  • Gestiona la aceptación o rechazo de las solicitudes de cancelación recibidas, eliminando la necesidad de entrar al buzón tributario.
  • Todos los reportes ya sean de texto (CSV) o PDF con gráficas se pueden programar para que en caso de generar información sean enviados a los usuarios designados.
  • El sistema cuenta con diferentes medios para importar la información, como son Web Services, FTP/SFTP, Acceso a otras bases de datos, archivos de texto, buzones de correo y el mismo portal del sistema.
  • El sistema también cuenta con Web Services para que desde otros sistemas se pueda explotar la información de la bóveda, adicional a los archivos de reportes que genera el mismo sistema y que pueden ser procesados por otros sistemas.

Con CleverOne facilitas y automatizas el análisis de los CFDIs que tienes vs los que tiene el SAT.

Beneficios

  • Incrementa el flujo de efectivo:
    • Agiliza los procesos de cálculo y devolución de impuestos y de saldos a favor.
    • Identifica complementos de pago y saldos por facturas pendientes.
  • Ahorros operativos:
    • Sistema autónomo, no requiere intervención del usuario.
    • El usuario recibe los reportes e informes en su correo sin tener que solicitarlos al sistema.
  • Módulo de Inteligencia Artificial:
    • Análisis prescriptivo y predictivo de operaciones.
    • Identificación de estacionalidad concentración, mercados potenciales, segmentación de clientes y correlación de ventas vs economía.

Casos de Uso

CleverOne tiene diferentes casos de uso:

  • Centralización de documentos. Al automatizar la recopilación de los CFDI emitidos y recibidos, estos quedan resguardados en una base de datos centralizada de manera segura y ordenada.
  • Conciliación de datos. Se simplifica el proceso de conciliación de datos de CFDI, evitando sanciones fiscales y asegurando la precisión de las declaraciones tributarias.
  • Gestión de proveedores. Almacenar y gestionar de manera segura los documentos de los proveedores, simplificando la búsqueda y asociación de documentos electrónicos con los registros contables.
  • Identificación de gastos. Identificar gastos no registrados previamente para deducción, lo que puede generar ahorros fiscales.
  • Análisis y reportes. Proporcionar análisis y reportes detallados sobre la sincronización con el SAT, la emisión y recepción de CFDI, y la gestión de documentos electrónicos.
  • Integración con sistemas. Integrar la bóveda fiscal con sistemas de gestión de contabilidad y otros sistemas de información para garantizar la coherencia y precisión de los datos.

Estos casos de uso ilustran la importancia de una bóveda fiscal en la gestión de CFDI y la necesidad de garantizar la integridad y seguridad de los documentos electrónicos para evitar problemas fiscales y mejorar la eficiencia en la gestión de operaciones contables.